Tiêu tiền phần mềm hợp lý

Tóm tắt dành cho lãnh đạo: bài viết bàn cách tiêu tiền hợp lý để mua phần mềm khi không còn dùng phần mềm không bản quyền được nữa. Ngoài loại phần mềm thường dùng, còn có một phương án hiệu quả, chi phí thấp nên được cân nhắc xem xét là phần mềm nguồn mở. Một vài cách khác để tiêu tiền hợp lý cho phần mềm nói chung cũng được điểm qua.

Gần đây, các bang của Mỹ liên tục dùng bản quyền phần mềm để dựng hàng rào kỹ thuật với hàng nhập khẩu bằng cách yêu cầu cơ sở xuất khẩu phải xuất trình giấy chứng nhận sử dụng phần mềm có bản quyền hợp pháp.

Giám đốc mới của Microsoft Việt nam cũng đã gửi lên báo một câu mắng khá nặng, nhưng hoàn toàn đúng: “Không có ai tự hào nếu mình là người đi ăn cắp” (nguồn: http://www.thongtincongnghe.com/article/36663). Nếu là người tự trọng, chắc không ai muốn xếp mình vào loại người như thế.

Điều đó có nghĩa là chúng ta không thể dùng phần mềm “chùa”, “bẻ khóa” được nữa.

Nhưng tiêu tiền vào phần mềm thế nào cho hợp lý là chủ đề của bài viết này dành cho những người sẽ phải quyết định và duyệt chi tiền cho phần mềm.

1-Hai phương án tiêu tiền vào phần mềm

a/ Mua phần mềm thương mại.

Cách đơn giản nhất là bỏ tiền ra mua quyền sử dụng tất cả những phần mềm đang dùng “chùa” hiện nay. Số tiền đó không nhỏ (riêng Windows+Office khoảng 6tr/máy, AutoCAD khoảng 5000USD/bản nếu mua lẻ).

Ngay cả khi bỏ tiền ra mua, cũng cần hiểu rõ các quy định của giấy phép sử dụng. Có một số quan niệm sai lầm cần được nêu ở đây:

  • Tôi mua máy tính hàng hiệu, đã cài sẵn Windows có bản quyền. Windows chỉ là hệ điều hành. Để dùng được máy tính, bạn phải cài thêm nhiều phần mềm khác: bộ phần mềm văn phòng MS Office, phần mềm chống virus, phần mềm từ điển v.v…. Những phần mềm đó đều phải mua.
  • Tôi đã mua một bộ Microsoft Office và có quyền cài cho tất cả các máy trong công ty. Thông thường, một bản phần mềm đã mua chỉ được phép cài trên một máy (trừ khi bạn mua theo một thỏa thuận riêng với hãng và số tiền cũng tính theo số máy). Thậm chí có những giấy phép quy định chặt chẽ chỉ được dùng trong một loại công việc (vd: dành cho giáo dục), chỉ được cài trên máy đặt ở một địa điểm đã đăng ký trước (một số phần mềm máy chủ). Nếu bạn mua phần mềm máy chủ với số người dùng nhất định, khi số nhân viên tăng lên quá số đó, bạn phải trả thêm tiền.
  • Tôi đã mua phần mềm và trả tiền 1 lần, thế là xong. Một số phần mềm, ngoài số tiền mua quyền sử dụng ban đầu, hàng năm bạn phải trả phí bảo trì để có thể cập nhật, sửa các lỗi và nâng cấp lên phiên bản mới (nếu có), được hỗ trợ kỹ thuật khi có trục trặc. Phí này không nhỏ, có thể tới 10% giá trị ban đầu. Nếu không trả phí, phần mềm không được cập nhật có thể chứa các lỗ hổng an ninh, các lỗi về tính năng v.v….
  • Các khoản chi trong tương lai không chỉ có phí bảo trì. Bạn phải dự trù cho các khoản sau:
      • Các phiên bản mới của phần mềm sẽ xuất hiện một vài năm sau. Có loại được nâng cấp miễn phí, nhưng cũng có loại phải mua mới hoặc là chấp nhận dùng các phiên bản cũ, lạc hậu.
      • Các phần mềm máy chủ thường được bán với số người truy cập đồng thời nhất định. Nếu nhu cầu công việc của bạn tăng lên, số nhân viên nhiều lên, bạn sẽ phải trả thêm tiền.
      • Khi nền tảng mạng, máy tính của bạn đã là Windows, các phần mềm ứng dụng khác chạy trên nền tảng đó đều phải trả tiền. Do đó sau này, cần dùng thêm một phần mềm ứng dụng mới là phải bỏ tiền mua.
      • Các hãng làm phần mềm thương mại thường có thủ thuật kỹ thuật để giữ chân khách hàng. Sau một thời gian sử dụng, nếu bạn phát hiện có phần mềm mới cùng công dụng nhưng hay hơn, việc bỏ phần mềm cũ, thay phần mềm mới không đơn giản và có thể phải tốn nhiều tiền, thường được gọi là chi phí “thoát ra” khỏi một phần mềm.
      • Khi dùng một phần mềm thương mại độc quyền, bạn bị “trói” vào hãng sản xuất ra phần mềm đó: hãng phát triển không tốt, bạn sẽ bị thiệt vì phần mềm chậm đổi mới, hỗ trợ không tốt; hãng thay đổi các điều kiện liên quan đến khách hàng, bạn buộc phải chấp nhận; số đại lý của hãng ít, khi đại lý đang phục vụ bạn sập tiệm sẽ khó tìm đại lý mới hỗ trợ; phần mềm không hỗ trợ kết nối với các phần mềm khác mà bạn cần v.v….
  • Việc xây dựng hệ thống phần mềm thiếu quy hoạch kiến trúc, chắp vá, dựa trên nhiều loại sản phẩm độc quyền có thể làm cho hệ thống thông tin của bạn giống như tình trạng xây dựng đô thị hiện nay: càng về sau càng phải chi nhiều tiền “giải phóng mặt bằng” mà hiệu quả thấp, buộc phải áp dụng các “giải pháp” làm cầu vượt, xén hè, phân làn,… Cách giải quyết vấn đề này sẽ bàn thêm ở phần sau.

Tóm lại, nếu quyết định bỏ tiền ra mua phần mềm thương mại cũng cần có tư vấn, tìm hiểu kỹ cả trong và ngoài giấy phép sử dụng của nó.

b/ Dùng phần mềm nguồn mở

Nhưng điều quan trọng nhất bỏ tiền mua phần mềm thương mại chưa phải là cách tiêu tiền hợp lý vì còn một phương án nữa để cân nhắc, lựa chọn.

Ngoài phần mềm phải bỏ tiền ra mua (thường được gọi là phần mềm thương mại, phần mềm nguồn đóng), còn một loại phần mềm nữa cũng đang được dùng rất nhiều hàng ngày nhưng ít người biết. Đó là phần mềm nguồn mở (PMNM):

  • Google, Yahoo, Facebook hiện đều đang dùng PMNM để chạy các máy chủ. Facebook có 30.000 máy chủ, 900 triệu người dùng, Google có khoảng 1 triệu máy chủ tiêu thụ cỡ 600 MW điện (nhà máy thủy điện Hòa bình 1900MW).
  • Khoảng 60-70% các trang web trên thế giới hiện nay xây dựng và chạy trên nền PMNM. Một ví dụ: cổng thông tin của phủ Tổng thống Mỹ data.gov là PMNM.
  • Ba sàn chứng khoán thuộc loại lớn nhất thế giới Tokyo, London, NewYork và nhiều sàn khác cũng đang chạy phần mềm giao dịch chứng khoán là PMNM.
  • Ngành giáo dục Brazin có 53.000 phòng máy tính phục vụ 52 triệu học sinh cũng dùng PMNM.
  • Thành phố Munich (Đức) có khoảng 15.000 máy tính cá nhân trong hệ thống quản lý nhà nước, hiện đã chuyển được 9000 máy sang dùng PMNM và đến 2015 sẽ chuyển hết.
  • Khoảng 40% các smartphone dùng Android là một PMNM.
  • Và còn nhiều nơi nữa: quân sự, làm phim, chế tạo ô tô,…. Các thông tin chi tiết hơn về PMNM đang được dùng ở đâu có thể xem thêm tại https://zxc232.wordpress.com.
  • Tại Việt nam, tập đoàn Viettel trong năm 2011đã chuyển khoảng 7000/15000 máy tính cá nhân tại 64 chi nhánh trong cả nước sang dùng PMNM và vẫn đang tiếp tục.
  • Từ 2006, PMNM được chính thức công nhận, khuyến khích áp dụng trong các cơ quan nhà nước Việt nam. Chương trình quốc gia phát triển công nghiệp công nghệ thông tin (CNTT) đến năm 2020 xác định PMNM là một trong 6 trụ cột chính để phát triển (nguồn http://ictnews.vn/home/CNTT/4/6-tru-cot-chinh-phat-trien-cong-nghiep-CNTT-den-nam-2020/102829/index.ict).
  • v.v….

Tóm lại, trên máy chủ cũng như máy tính cá nhân và trong nhiều ngành khác nhau, PMNM đang được dùng rộng rãi trên thế giới. Điều đó chứng tỏ độ tin cậy, tính năng của chúng hoàn toàn chấp nhận được.

2- Phần mềm nguồn mở là gì?

Phần mềm nguồn mở (còn gọi là phần mềm tự do) là loại phần mềm mà giấy phép sử dụng nó cho phép:

  • người dùng được tự do tải phần mềm từ Internet về dùng miễn phí cho bất kỳ một mục đích nào;
  • người dùng được tự do nghiên cứu, sửa đổi phần mềm theo nhu cầu.
  • người dùng được tự do sao chép, phân phối lại phần mềm không phải trả phí cho tác giả.

Chi tiết hơn về phần mềm nguồn mở có thể tham khảo tại http://bit.ly/QDY6mG

Phần mềm thương mại đã nói ở trên khác biệt so với PMNM ở các điểm chính sau:

  • Để được sử dụng phải trả tiền và tuân thủ các quy định của giấy phép đó về mục đích sử dụng, số máy được cài v.v… Không được tự ý sao chép, phân phối lại cho người khác.
  • Không công bố mã nguồn để đảm bảo độc quyền và bí mật thương mại (vì vậy còn gọi là phần mềm nguồn đóng). Do đó, người dùng không thể tìm hiểu và sửa đổi, phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp.

3-Ưu nhược điểm chính của PMNM

  1. Hoàn toàn miễn phí bản quyền sử dụng và cập nhật (trừ một số trường hợp đặc biệt). Chỉ có phí cài đặt, bảo trì, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo, hỗ trợ sử dụng (nếu muốn mua) và phí xây dựng phần mềm theo yêu cầu trên nền PMNM (nếu cần). Cần nhấn mạnh là PMNM không có nghĩa là miễn phí hoàn toàn, nó có các loại phí như nêu trên. Nhưng phí đó nhỏ hơn mua phần mềm thương mại khá nhiều.
  2. PMNM có thể cài trên bao nhiêu máy tùy thích, số người dùng tùy ý chỉ giới hạn bởi năng lực kỹ thuật của phần mềm, dùng ở bất cứ chỗ nào cần.
  3. PMNM để tự do trên Internet, có thể tải về dùng thử và lựa chọn thoải mái, tuân theo các chuẩn mở nên chuyển đổi dễ dàng, miễn phí từ phần mềm này sang phần mềm khác, kết nối với nhau dễ dàng, v.v… Tóm lại là tự do, không bị phụ thuộc nhà cung cấp.
  4. PMNM cho phép nhà lập trình sửa đổi mã nguồn của phần mềm. Do đó nếu có gì không ưng ý, có thể sửa.
  5. Hiện tại, PMNM hầu như không có virus và các loại phần mềm gián điệp. Do đó: a/đảm bảo an ninh – bảo mật, không lo bị ăn trộm dữ liệu; b/không bị ngừng trệ hoạt động, tốn chi phí vào sửa các máy bị nhiễm virus (chi phí này cũng phải được tính trong chi phí sử dụng phần mềm).
  6. Do một cộng đồng rộng lớn phát triển nên các lỗi nếu có thường được sửa nhanh (do không phụ thuộc vào kế hoạch, nguồn lực của công ty như phần mềm nguồn đóng).
  7. Nhược điểm chính khi đưa PMNM vào thay thế phần mềm Windows là gặp sự kháng cự của người dùng do: a/không muốn thay đổi thói quen, b/phải học thêm một cái mới và c/không được dùng máy tính làm việc riêng. Nhược điểm thứ hai: các công ty, cán bộ kỹ thuật chuyên về PMNM ở Việt nam hiện nay còn ít.

Như vậy, hiệu quả của PMNM không chỉ là chi phí thấp do không mất phí bản quyền. Nó còn nhiều lợi ích khác như đã nêu ở trên cần được cân nhắc khi lựa chọn.

4- Tiêu tiền về phần mềm thế nào là hợp lý?

Phần mềm là một công cụ sản xuất, kinh doanh. Mua sắm, trang bị nó cũng như các công cụ máy móc khác: chi vừa đủ tiền đáp ứng đúng nhu cầu. Tức là dựa trên đánh giá hiệu quả/chi phí. Dưới đây nói về phần mềm nói chung, không kể là nguồn đóng hay nguồn mở.

a/ So sánh, lựa chọn mọi phương án có thể

Khi đã biết có hai loại phần mềm nguồn mở, nguồn đóng như nói trên, điểm hợp lý đầu tiên là cần so sánh, đánh giá cả hai loại phần mềm cùng chức năng trước khi quyết định.

Những công việc nào dùng được PMNM thì rõ ràng là nên dùng nó vì các ưu điểm nói trên. Ngược lại, những công việc nào mà PMNM không đáp ứng được: chưa có phần mềm, thiếu tính năng quan trọng, năng suất thấp, không kết nối được với thiết bị ngoại vi v.v… thì sau khi cân nhắc tỷ lệ hiệu quả/chi phí có thể dùng phần mềm nguồn đóng.

Ví dụ: Đáng lẽ bỏ tiền ra mua ngay bộ Microsoft Office, nên dùng thử, đánh giá so sánh bộ PMNM LibreOffice hoàn toàn miễn phí. Kinh nghiệm ở Đức đã nói trên cũng như ở Việt nam cho thấy hầu hết các công việc văn phòng đều có thể dùng PMNM.

Chắc rằng cơ quan, công ty của bạn không đến nỗi “cao cấp”, “phức tạp”, “đặc thù riêng” hơn các nơi trên thế giới đã dùng được PMNM nói ở trên. Họ dùng được thì bạn cũng có khả năng dùng được.

Có hai loại sản phẩm ngang ngửa nhau mà chỉ chọn mua trong một loại rõ ràng không phải cách tiêu tiền khôn ngoan.

Ở đây chỉ nói cần cân nhắc, lựa chọn để tiêu tiền hợp lý, không phải bỏ hẳn cái nọ dùng cái kia. Hai loại phần mềm đó có thể phối hợp, bổ xung cho nhau để đạt hiệu quả tốt cho doanh nghiệp.

Tóm lại là đưa vào so sánh cả phần mềm nguồn mở và nguồn đóng cùng chức năng. Cái nào hiệu quả/chi phí cao hơn thì dùng.

Đây cũng không phải điều gì mới. Hiện nay Liên hiệp châu Âu (EU), chính phủ Anh, … và nhiều nơi khác đều quy định khi đấu thầu mua phần mềm phải đưa PMNM vào tham gia như một phương án bình đẳng với phần mềm nguồn đóng.

Kinh nghiệm thế giới nêu trên cho thấy PMNM đã dùng thành công trong những môi trường có yêu cầu rất cao. Vậy nếu ta gặp vấn đề gì đó là do ta chưa biết cách, không phải do PMNM không dùng được.

b/ Chọn đúng cái mình cần

Người bán phần mềm thường quảng cáo những tính năng rất hay ho. Điều bạn cần tỉnh táo là mình có thật cần và phải bỏ tiền ra cho những tính năng đó không.

Chỉ để xem, phê duyệt một bản vẽ thiết kế, mua phần mềm AutoCAD 5000$ là không hợp lý. Có những phần mềm khác dành cho việc đó rẻ hơn nhiều, thậm chí miễn phí.

Cũng vậy, nếu một phần mềm thiếu một số tính năng so với phần mềm khác hoặc không tiện bằng, bạn cần cân nhắc xem bạn có thật cần đến những tính năng, tiện ích đó để trả thêm tiền không?

Đây là điểm các cấp lãnh đạo cần hết sức lưu ý. Cấp dưới bao giờ cũng muốn dùng đồ xịn, cao cấp với những tính năng có khi không bao giờ dùng đến vì họ không phải chi tiền.

Chọn lựa, đánh giá phần mềm là một nghề, cần có tư vấn độc lập, trung thực và có trình độ tốt. Một ví dụ tham khảo về cái nghề đó có thể xem ở http://rfp.technologyevaluation.com/store.asp .

Ví dụ từ site nói trên: để chọn một phần mềm quản lý nhân sự, có 856 tiêu chí (giá bản tiêu chí đó là 240$). Một hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp có 3520 tiêu chí (300$)!!!

Ngoài các tiêu chí kỹ thuật, điều mà doanh nghiệp cần quan tâm là tổng chi phí sở hữu phần mềm (total cost of ownership – TCO). Đó là toàn bộ các chi phí bạn phải bỏ ra trong suốt quá trình sử dụng phần mềm: chi phí bản quyền, đào tạo, cài đặt, bảo trì, sửa đổi, lương cán bộ kỹ thuật IT, tổn thất khi phần mềm trục trặc, chi phí cần có khi bỏ phần mềm này dùng phần mềm khác, v.v…. Hiệu quả về chi phí của một phần mềm phải được đánh giá dựa trên TCO, không phải chi phí ban đầu.

C/ Hệ thống thông tin được thiết kế tốt

Xây dựng hệ thống thông tin trong doanh nghiệp cũng như xây nhà:

  • Nếu nhà (doanh nghiệp) nhỏ thì khỏi cần thiết kế. Lấy một cái mẫu tốt, sửa chút ít là được. Nhưng có thiết kế trước, cân nhắc, sửa trên giấy trước khi xây thì tránh được mất tiền đập phá, sửa sau này.
  • Nếu nhà (doanh nghiệp) tầm trung thì phải thiết kế trước, xem xét cẩn thận trước khi xây để tránh mất tiền sửa.
  • Nếu nhà (doanh nghiệp) quy mô lớn, hoặc ban đầu nhỏ nhưng có tham vọng phát triển lớn, thì cần có quy hoạch, thiết kế kiến trúc rồi mới thiết kế xây dựng. Trong hệ thống thông tin những cái tương ứng là kế hoạch tổng thể (master plan), kiến trúc doanh nghiệp (enterprise architecture) và thiết kế hệ thống (system design).

5- Đầu tiên phải làm gì?

Kinh nghiệm chuyển đổi từ phần mềm nguồn đóng sang phần mềm nguồn mở thành công: a/quyết tâm cao của lãnh đạo và kỷ luật nội bộ nghiêm, b/kế hoạch chuyển đổi (các bước đi) hợp lý, c/có tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật tốt.

Do đó, các bước đi tối thiểu đầu tiên nên làm là:

  1. Thay đổi về nhận thức: tìm hiểu thông tin về ứng dụng PMNM ở các nơi trên thế giới và trong nước từ đó xác định được quyết tâm của các cấp lãnh đạo: dùng được, có lợi mà tốn ít tiền hơn.
  2. Tìm được một công ty tư vấn tin học thật sự có kinh nghiệm triển khai PMNM cho người dùng, biết lắng nghe và hiểu những khó khăn của việc chuyển đổi phần mềm. Điều này rất quan trọng rút ra từ một sai lầm tôi đã gặp.
  3. Dùng thử ở một số máy để tìm hiểu, tăng cường niềm tin và đào tạo đội ngũ kỹ thuật.

Ngay trong bước thăm dò này, những người chống đối dữ dội nhất thường lại là nhân viên của bạn, nhất là đội ngũ kỹ thuật. Đã quen dùng loại phần mềm cũ, họ sẽ tìm ra nhiều lý do để khỏi phải thay đổi. Nếu không muốn mất tiền vô lý, lãnh đạo phải tỉnh táo và có quyết tâm cao.

Khi trong nhận thức lãnh đạo đã hiểu là PMNM đang được dùng thành công khắp nơi trên thế giới và trong nước, tìm được công ty tin học chuyên về PMNM tin cậy và đã dùng thử để có khái niệm cụ thể thì có thể đi tiếp các bước sau ngoài phạm vi của bài viết này.

6- Kết luận:

Cách đây nhiều năm, tôi tình cờ phát hiện ra cái mỏ vàng mà thế giới dùng nhiều nhưng ở ta còn ít biết do thói quen dùng phần mềm “chùa”. Cũng có chút kinh nghiệm triển khai ở cấp độ vài trăm máy cho một doanh nghiệp lớn xin chia sẻ cùng các bạn.

Những điều nói trên đây chỉ rất sơ bộ nhằm đánh động nhận thức các cấp lãnh đạo. Đi vào cụ thể còn nhiều việc phải làm. Chúc các bạn thành công, không tiêu tiền lãng phí.

Advertisements

One thought on “Tiêu tiền phần mềm hợp lý

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất / Thay đổi )

Connecting to %s