Làm việc với các file Microsoft Office lớn trong OpenOffice

Định dạng gốc của OpenOffice tuân theo chuẩn quốc tế ODF (Open Document Format). File văn bản có đuôi là odt (Open Document Text), bảng tính – ods (Open Document Spreadsheet), trình diễn – odp (Open Document Presentation).

Định dạng gốc của bộ Microsoft Office từ bản MS Office XP về trước không theo một chuẩn quốc tế nào mà là chuẩn riêng của Microsoft. Nhưng vì MS Office quá phổ biến nên nó thành chuẩn mặc định của các file văn phòng. Gần đây, Microsoft có đề xuất một chuẩn định dạng văn bản mới mở rộng từ chuẩn cũ của hãng gọi là Office Open XML (viết tắt OOXML hoặc Open XML, đã được chấp nhận là chuẩn quốc tế sau một cuộc chiến đấu căng thẳng). Bản Microsoft Office 2007 theo chuẩn này và các phần mở rộng của tên file có thêm chữ x (docx, xlsx, pptx…). OpenOffice 3.0 có thể mở được các file này nhưng không save được theo định dạng đó.

Khi mở các file Microsoft Office bằng OpenOffice, vì định dạng MS Office không phải định dạng gốc nên OpenOffice sẽ thực hiện việc import và convert các object của file. Vì vậy:

• Nếu file lớn, quá trình mở file và save file sẽ lâu.
• Chạy các file PowerPoint lớn bằng Impress chậm hơn chạy trên PowerPoint.

Các cách giải quyết:

1- Nếu file đó không dùng để gửi sang các máy có MS Office:

Tốt nhất là save as sang các định dạng ODF (file văn bản là odt, bảng tính ods, trình diễn odp). Khi đó mở file, save file nhanh, chạy file trình diễn cũng nhanh và tận dụng được mọi tính năng của OpenOffice.

2- Nếu file đó trong quá trình soạn sửa phải gửi sang các máy có MS Office để người khác xem, sửa, ghi chú, v.v…Các bộ MS Office không đọc được định dạng ODF nên phải gửi file theo định dạng của Microsoft. Vấn đề đặt ra là ta muốn đồng thời:

1. Khi mở file, soạn, sửa bằng OpenOffice thì dùng các file ODF để mở nhanh, sử dụng được đầy đủ các tính năng của OpenOffice.
2. Trong quá trình soạn, sửa vẫn gửi được file theo định dạng MS Office cho những người khác đang dùng MS Office.
3. Cả hai loại file trên luôn luôn có nội dung giống nhau trong mỗi lần thay đổi.

Trong OpenOffice có hai extension để giải quyết vấn đề này. Trong OpenOffice đang mở, nhấn vào menu Tools → Extensions Manager → Get more extensions here. Site Extensions được mở ra trong trình duyệt.

Search lần lượt các extensions MultiDiff và MultiSave, nhấn vào nút Get It để tải về các file extension có đuôi là oxt.

Màn hình trên xuất hiện. Hoặc chọn cài ngay (Open With), hoặc tải file về (Save file).

Quay lại OpenOffice, nhấn vào Tools → Extensions Manager → Add tìm đến thư mục chứa hai file oxt cài nó vào OpenOffice.

Khởi động lại OpenOffice. Hai extensions vừa cài sẽ xuất hiện thành hai ô cửa sổ nhỏ. Nhấn chuột vào đó, di nó vào vị trí toolbar còn trống bên phải như hình sau:

MultiDiff:

Nhấn chuột vào biểu tượng MultiDiff, màn hình sau xuất hiện:

Màn hình trên là cấu hình mặc định của MultiDiff:

• File Name: tên file đang mở hoặc đặt tên file mới
• Read Only (PDF): ghi file thành file PDF chỉ đọc.
• Read and Write: Ghi file đang mở thành hai file OpenOffice và Microsoft Office cùng tên.
• Activate recording of changes: chọn mục này để lưu lại các thay đổi trong file (tương đương với nhấn vào menu Edit → Changes → Record trong OpenOffice).
• Send: gửi file qua email.
• Save as: chọn thư mục và thay đổi tên file nếu cần. Nếu đã ghi lần đầu thành hai file, lần sau nhấn Save as màn hình sẽ như sau:
• 
• Chú ý dòng File type: OpenOffice.org – MS Office nghĩa là file sẽ được ghi thành hai file với hai định dạng khác nhau nhưng nội dung giống hệt nhau.

Muốn thay đổi cấu hình mặc định trên, chọn mục Read and Write rồi nhấn vào More options để có màn hình sau rồi nhấn nút Configure:

Ví dụ có thể chọn luôn luôn lưu thành ba file: PDF, OpenOffice, MS Office.

MultiSave:

MultiSave không có các tính năng Send và Activate recording changes nhưng sử dụng đơn giản và trực quan hơn. Nhấn vào icon trên toolbar, màn hình sau xuất hiện:

Chọn thư mục lưu file, tên file và các loại file muốn ghi rồi nhấn nút Save.

Sau khi đã lựa chọn, trong hai extensions trên chỉ cần giữ lại một cái. Nhấn vào menu Tools – Extensions Manager rồi chọn extensions muốn bỏ đi rồi nhấn nút Remove.

Update (24/3/2011): Khi mở các file của Microsoft Office, mặc định OpenOffice sẽ convert các object (công thức, hình vẽ, v.v…) sang định dạng của OpenOffice.

Việc convert đó làm quá trình mở file lâu và có thể các object bị sai lệch do hai định dạng không hoàn toàn tương thích nhau.

Để tránh convert, vào menu Tools -> Options -> Load/Save -> Microsoft Office bỏ chọn tất cả các mục trong đó.

Tôi đã làm thử với một file WinWord 5MB có nhiều công thức toán học thấy mở nhanh hơn và công thức không bị lỗi.